FAQ

INTRODUCTION À LA TES

Q: Comment accéder à la TES?

R: En obtenant du BSDQ un numéro d'identification et un mot de passe.

Q: Quel équipement doit-on posséder pour accéder à la TES?

R: Vous n'avez aucun achat de logiciel à faire. Un ordinateur de base et une connexion Internet (idéalement haute vitesse) sont requis pour avoir accès à la TES. L'application a été développée afin d'être utilisée avec le logiciel de navigation Internet Explorer version 6.0 et + et le logiciel de visualisation et d'impression de fichiers Adobe® Acrobat Reader, version 8.0 et +. La TES est fonctionnelle avec une résolution minimale de 800 X 600, mais une résolution de 1024 X 768 est recommandée.

Q: Peut-il y avoir plusieurs usagers d'une même entreprise à pouvoir utiliser la TES?

R: La TES a été développée de façon à permettre à une entreprise de décider elle-même à qui elle donne des droits d'utilisation dans son organisation. Le BSDQ donne des droits à un usager maître pour une entreprise et celui-ci a le pouvoir de créer d'autres usagers pour l'entreprise et de décider des droits de chacun.

Q: Peut-on suivre une formation avant d'utiliser la TES?

R: Le BSDQ met à la disposition de ses usagers un guide d'utilisation de la TES adapté au type d'utilisateur. Une aide en ligne permet à l'utilisateur d'obtenir instantanément l'information sur le fonctionnement de l'application. Pour accélérer l'adhésion à la TES, le BSDQ tient régulièrement des séances de formation à Montréal, et à distance à Québec et ce, gratuitement.

Q: Y a-t-il des frais d'utilisation pour la TES?

R: Pour le maître de l'ouvrage et ses professionnels, il n'y a pas de frais reliés à l'utilisation des services du BSDQ et de la TES. Pour les entrepreneurs, le BSDQ entend maintenir le même type de tarification, soit la cotisation annuelle (payable tant par les entrepreneurs généraux que par les entrepreneurs spécialisés) et la contribution de service (facturable aux entrepreneurs spécialisés qui obtiennent un contrat à la suite du dépôt de leur soumission au BSDQ). L'entrepreneur spécialisé doit payer un montant pour chaque dépôt électronique.

Q: Comment la TES traite-t-elle les cautionnements et les garanties de soumission?

R: Dans le cadre du développement de la TES, le BSDQ a développé un module spécifique pour l'émission et le dépôt des cautionnements de soumission. Ce développement a été réalisé avec la collaboration de l'Association canadienne de caution. Une fois le cautionnement déposé dans la TES par la compagnie de cautionnement, le soumissionnaire n'a qu'à le signer électroniquement et l'attacher à sa soumission avant de la déposer. Les garanties de soumission sont effectuées par un virement électronique.

Q: Quel niveau de sécurité et de fiabilité est offert par la TES?

R: La TES offre un niveau de sécurité comparable à celui des transactions bancaires effectuées par Internet. Le site d'exploitation de la TES n'est pas public. Seuls les usagers autorisés par le BSDQ peuvent y accéder à l'aide d'une identification personnelle et d'un mot de passe, et les transferts de données sont encryptés et signés lorsque requis. L'hébergement de la TES est implanté dans un site de haut niveau de sécurité ayant une capacité de relève appropriée.

MODULE « GÉNÉRALITÉ »

Q: Qui peut obtenir un code d'usager pour la TES dans une entreprise?

R: Tout d'abord, l'entreprise doit désigner un usager-maître de la TES. L'usager-maître de l'entreprise recevra un code d'accès et un mot de passe lui donnant accès à la TES. Ce code d'accès d'usager-maître lui permettra de créer un nombre illimité de codes d'usager pour les autres membres du personnel et de décider de leurs droits d'accès.

Q: Qui peut réinitialiser le mot de passe d'un usager?

R: Seul l'usager-maître peut réinitialiser le mot de passe d'un usager. Le mot de passe d'un usager-maître ne peut être réinitialisé que par un administrateur de la TES au BSDQ.

Q: Est-ce possible de modifier les droits d'accès d'un code d'usager après sa création?

R: Oui, les droits d'accès d'un usager peuvent être modifiés en tout temps par l'usager-maître. Ceux de l'usager-maître ne peuvent être modifiés que par un administrateur de la TES au BSDQ.

Q: Lorsque le BSDQ rend inactif le code d'accès d'un usager-maître, est-ce que tous les codes d'usager de l'entreprise le deviennent aussi?

R: Non. Tous les codes d'usager de l'entreprise ne deviennent pas inactifs. Dans une telle situation, un responsable dans l'entreprise doit impérativement être désigné usager-maître par le BSDQ afin de pouvoir gérer les codes d'usager de l'entreprise.

Q: Combien de temps un mot de passe nouvellement réinitialisé est-il valide?

R: Un mot de passe nouvellement réinitialisé doit être modifié dans les 96 heures suivant sa création. Après ce délai, il ne sera plus valide et devra être réinitialisé de nouveau.

Q: Est-ce qu'un usager-maître peut décocher lui-même la case " Recevoir les confirmations de reçus " de son profil?

R: Non. Pour faire modifier son profil, l'usager-maître doit en faire la demande au Centre de soutien TES. Il est important de noter que l'usager-maître doit répondre à des questions secrètes s'il désire faire modifier son profil.

Q: Est-ce qu'un code d'usager supprimé peut être réutilisé?

R: Oui. Un code d'usager supprimé peut être réutilisé. Veuillez noter qu'un code d'usager peut être supprimé seulement si cet usager n'a fait aucune action dans la TES.

Q: Lors d'une déconnexion de la TES causée par une période d'inactivité trop longue,
est-ce que les données saisies dans une soumission durant la session de travail sont perdues?

R: Non, si une action permettant la sauvegarde des informations a été réalisée avant de cesser toute activité (par exemple, changer d'onglet).

MODULE « SOUMISSIONNAIRE »

Q: Est-il possible de préparer une soumission sans avoir de dépôt électronique dans son compte?

R: Oui, il est possible de préparer une soumission. Par contre, il sera nécessaire d'acheter un dépôt électronique afin de pouvoir déposer la soumission.

Q: Comment peut-on acheter des dépôts électroniques?

R: Afin de procéder à l'achat de dépôts électroniques, l'usager doit être connecté à la TES, puis effectuer l'achat uniquement par carte de crédit (Visa ou Mastercard).

Q: Combien la liste de destinataires favoris peut-elle contenir de destinataires?

R: Une liste peut répertorier jusqu'à 250 destinataires favoris.

Q: Est-ce que la liste des destinataires favoris est unique à chaque usager d'une entreprise?

R: Non, une entreprise ne possède qu'une seule liste partagée par tous les usagers.

Q: Est-ce que la TES peut fournir la liste des entrepreneurs destinataires d'un projet?

R: Non, chaque soumissionnaire doit se procurer la liste officielle des entrepreneurs destinataires auprès du maître de l'ouvrage et des professionnels.

Cependant, depuis juin 2010, la TES permet aux entrepreneurs destinataires d'indiquer aux entrepreneurs soumissionnaires leur intérêt à soumissionner pour un projet particulier. Concrètement, dans la TES, l'entrepreneur destinataire n'a qu'à sélectionner un projet dans la liste des projets et cliquer sur la commande « Intérêt à soumissionner » pour afficher la fenêtre qui lui permet de sélectionner l'option « Indiquer aux soumissionnaires que j'ai de l'intérêt sur ce projet ». Pour le soumissionnaire, l'option « Rechercher parmi les destinataires intéressés au projet » de l'onglet « Destinataires » lui permet de sélectionner les destinataires ayant indiqué un intérêt pour le projet.

Q: Quel est le nombre maximal de destinataires auxquels un soumissionnaire peut adresser une soumission?

R: Le nombre maximal de destinataires d'une soumission est 150.

Q: Que signifie la mention « Note spéciale » sous un numéro de projet?

R: La mention « Note spéciale » sous un numéro de projet signifie qu'il s'agit d'un projet pour lequel il y a une liste sélective d'invités selon l'article E-5 du Code de soumission, ou que le dépôt dans certaines spécialités est restreint aux soumissionnaires de l'appel d'offres initial selon l'article I-2 du Code.

Q: Comment est-il possible d'ajouter un destinataire ou un destinataire de copie qui
n'est pas dans le répertoire du BSDQ?

R: Pour qu'un destinataire ou un destinataire de copie puisse être ajouté à une soumission, il doit être inscrit au répertoire du BSDQ. Le soumissionnaire doit communiquer avec le Service aux usagers pour faire inscrire ce destinataire ou destinataire de copie au répertoire du BSDQ.

Q: Peut-on attacher une pièce jointe à une demande d'ouverture de projet?

R: Oui, un document PDF peut être joint à la demande (de taille maximale de 2 Mo).

Q: Est-il possible de soumissionner à un gérant de projet via la TES?

R: Oui, puisqu'un gérant de projet est compris dans la définition d'entrepreneurs destinataire selon le Code.

Q: Est-ce qu'une soumission peut être modifiée après avoir été déposée?

R: Oui, si la date et l'heure de clôture au BSDQ ne sont pas passées. Il suffit de "reprendre" la soumission déposée afin de pouvoir la modifier. Notez que lorsque vous déposez à nouveau une soumission après l'avoir « reprise », un dépôt électronique n'est pas soustrait de votre solde de dépôts électroniques.

Q: Qu'arrive-t-il si, au moment du dépôt d'une soumission, la date et l'heure de dépôt au BSDQ
sont échues?

R: Un message s'affiche pour avertir le soumissionnaire de la situation. S'il décide de continuer, sa soumission sera refusée et un dépôt électronique sera soustrait du solde de son compte.

Q: Est-ce qu'un soumissionnaire recevra un avis de la TES pour l'informer que sa soumission unique n'a pas été acheminée?

R: Non, il sera avisé par téléphone par le Centre de soutien TES. Le soumissionnaire peut aussi consulter sa soumission pour en voir le statut.

Q: Qu'arrive-t-il si un soumissionnaire n'a pas inscrit de prix dans sa soumission?

R: Si la soumission est à forfait et qu'aucun prix n'est inscrit dans la soumission en appuyant sur le bouton « OK » de l'onglet « Soumission », un message s'affichera indiquant que ce champ obligatoire n'a pas été rempli, puis il pourra continuer de préparer sa soumission. Au moment de déposer la soumission, un message l'avisera qu'aucun prix n'a été indiqué dans la soumission et que le dépôt sera rejeté jusqu'à ce que ce champ soit rempli.

Q: Que se passe-t-il s'il y a un report de la date de dépôt ou l'émission d'un addenda
après le dépôt de la soumission ?

R: Si la soumission doit être modifiée, elle devra être reprise et déposée à nouveau. Notez que lorsque vous déposez à nouveau une soumission après l'avoir « reprise », un dépôt électronique est soustrait du solde de votre compte.

Q: Est-ce qu'un cautionnement est détruit si le soumissionnaire détache un cautionnement déjà attaché à une soumission pour le remplacer par une garantie?

R: Non. Le soumissionnaire peut toujours changer d'idée avant la date et l'heure de clôture au BSDQ et attacher à nouveau ce cautionnement à sa soumission.

Q: Pour fournir une garantie de soumission TES, à quel moment doit se faire
le transfert de fonds dans le compte du BSDQ?

R: Le transfert doit être fait avant la date et l'heure de clôture au BSDQ.

Q: Qu'arrive-t-il de la date mentionnée sur le cautionnement si la date de clôture du projet est retardée?

R: Une clause du cautionnement spécifie que : « si le projet est reporté à moins de 30 jours consécutifs, votre cautionnement demeure valide. Par contre, s'il est reporté à plus de 30 jours, vous devrez demander un nouveau cautionnement. »

Q: Est-ce que le numéro de référence de la garantie de soumission change si le montant
de la garantie est modifié?

R: Non, le no de référence de la garantie demeure inchangé pour une même soumission.

Q: À la suite du retrait d'une soumission TES, est-ce que le destinataire recevra un courriel
l'avisant du retrait?

R: Oui. Dès le moment où la soumission est identifiée de la mention "Retirée" par la TES, cette dernière transmet aux adresses courriel contenues dans les profils des usagers TES des entrepreneurs destinataires qui ont effectué la prise de possession de ladite soumission, un avis confirmant le retrait de cette dernière.
Tout usager TES d'un entrepreneur destinataire de la soumission qui n'en a pas pris possession au moment de son retrait y lira la mention "Retirée",  s'il l'accepte par la suite et recevra également un courriel confirmant le retrait de cette dernière. 

Q: Est-ce possible de retirer une soumission adressée à un gérant de projet dans la TES?

R: Non, une soumission ne peut être retirée que lorsqu'elle est adressée à plusieurs entrepreneurs destinataires.

Q: Est-ce que la TES affiche la date et l'heure limite pour le retrait d'une soumission?

R: Non, le soumissionnaire doit communiquer avec le BSDQ pour connaître la date et l'heure limite pour retirer une soumission.

Q: Comment peut-on visualiser les documents annexés à une soumission?

R: Les documents annexés à une soumission peuvent être visualisés via l'onglet « Documents annexés » de la soumission. Ils peuvent aussi être imprimés en même temps que la soumission.

Q: Est-ce qu'on peut utiliser la fonction copier-coller dans l'annexe A?

R: Oui. On doit utiliser les touches de raccourcis-clavier (CRTL-C et CTRL-V), car les boutons de la souris ne fonctionneront pas.

MODULE « DESTINATAIRE »

Q: Si un destinataire visualise le nom des soumissionnaires d'un projet, peut-il par la suite
retourner au menu principal sans signer la prise de possession?

R: Non. À cette étape, pour retourner au menu principal, l'entrepreneur doit signer sa prise de possession. Veuillez noter que si un entrepreneur ferme la fenêtre de prise de possession avant de l'avoir signée, toutes les soumissions seront réputées avoir été refusées par défaut.

Q: Dans la fiche d'un usager du module Destinataire, le champ permettant de choisir de
«recevoir ou non une copie des courriels concernant les cautionnements » est-il utile?

R: Non, ce champ ne s'applique pas dans le module Destinataire.

Q: Dans quel délai, les soumissions déposées via la TES sont-elles accessibles après la
date de clôture au BSDQ?

R: Après un délai de deux à trois heures après la date de clôture au BSDQ.

Q: Est-ce qu'une demande selon J-7 doit absolument être faite via la TES si l'entrepreneur destinataire a reçu des soumissions TES?

R: Non, pas nécessairement. Il est toutefois plus pratique de le faire via la TES car cette dernière fournit la liste de toutes les spécialités reçues pour le projet. La liste selon J-7 sera transmise au destinataire par courriel et/ou par télécopieur.

Q: Combien de soumissions TES est-il possible d'imprimer en même temps?

R: Il est possible d'imprimer un maximum de 10 soumissions TES à la fois.