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Amélioration importante au fonctionnement de la TES

Le lundi 19 avril 2021, une importante amélioration sera déployée dans le module « Soumissionnaire » de la TES. Sur le même principe que celui de l’attestation de Revenu Québec, l’onglet « Général » de la fonction « Soumissions » sera modifié pour permettre de joindre aux champs Plans, Devis et Addenda, un document spécifique pour chacun d’eux énumérant les numéros de plans, de sections de devis et d’addenda. La fonction « Rapport de compilation » sera aussi touchée par cette amélioration afin de permettre aux soumissionnaires ayant accès à un rapport de compilation, de pouvoir visualiser le contenu et d’imprimer au besoin les documents joints par les soumissionnaires à ces champs, lorsqu’existants. Les fonctions d’impression des soumissions seront également touchées par ce changement pour permettre l’impression de ces documents joints en même temps que la soumission.

Ce changement est important, car il viendra modifier la façon de faire du soumissionnaire qui avait l’habitude, lorsque nécessaire, de joindre un tel document à sa soumission par l’entremise de l’onglet « Documents annexés ». Ce changement imposera à compter du 19 avril 2021 au soumissionnaire de joindre ces documents en utilisant la fonction prévue à l’onglet « Général » de la soumission, et ce, pour permettre que le contenu de ces documents joints spécifiquement à ces champs soit rendu accessible à tout soumissionnaire ayant accès au rapport de compilation de la spécialité concernée. Étant donné que
leur contenu sera accessible, il devient très important de prendre soin de ne pas joindre n’importe quel document à ces champs.

Il est important aussi de rappeler que les champs Plans, Devis et Addenda de l’onglet « Général » de la fonction « Soumissions » sont des champs obligatoires qui doivent être complétés avant de pouvoir déposer la soumission. Si un de ces champs ne contient aucune information au moment du dépôt de la soumission, un message s’affiche et le dépôt n’est pas possible tant que le champ en question n’est pas complété. Cette condition n’est pas modifiée par l’implantation de la nouvelle fonction.

Voici un résumé du fonctionnement de cette amélioration.

Comment joindre un document aux champs Plans, Devis et Addenda
  • La nouvelle fonction présente 2 choix au soumissionnaire
     
  • Le premier choix qui s’offre au soumissionnaire, cocher par défaut, est « Énumérer les numéros de (Plans / Devis / Addenda) et dates » en saisissant du texte directement dans le champ
     
  • Le deuxième choix est de décocher la case « Énumérer les numéros de (Plans / Devis / Addenda) et dates » cocher la case « Joindre un document PDF énumérant les numéros de (Plans / Devis / Addenda et dates ». Cette option, suivant le même principe que pour l’attestation de Revenu Québec, ouvre une fenêtre permettant de trouver à l’aide de l’explorateur sur votre poste de travail le document à joindre à ce champ.
     
  • Une fois le document sélectionné et joint au champ, le fichier du document s’y affichera et pourra être consulté ou supprimé selon le choix du soumissionnaire
     
  • Supprimer le document du champ impliquera d’en joindre un nouveau ou de saisir du texte directement dans le champ
     
  • IMPORTANT : Le contenu de tout document joint à l’un de ces champs devient accessible aux soumissionnaires ayant accès au rapport de compilation de la spécialité pour laquelle ils ont soumissionné. Vous devez donc vous assurer d’y joindre seulement les documents qui énumèrent les numéros de Plans / Devis / Addenda.

Comment consulter ou imprimer le contenu d’un document joint aux champs Plans, Devis ou Addenda lors de la consultation du rapport de compilation.

Actuellement, l’accès au rapport de compilation se limite à la saisie du numéro de projet dans le champ prévu à cet effet et de confirmer cette sélection. À compter du 19 avril 2021, voici sommairement, comment s’effectuera la consultation d’un rapport de compilation et des documents joints pour l’énumération des numéros de Plans / Devis / Addenda.

  • Entrer le numéro de projet TES que vous souhaitez consulter
     
  • Nouveau : Dans la fenêtre qui s’affiche, pour imprimer le rapport de compilation, cliquer sur le bouton « imprimer ».
     
  • Nouveau : Pour accéder au contenu d’un document joint à un champ, dans le tableau sommaire des soumissionnaires, cliquer sur le « X » bleu dans la colonne P/D/A du tableau
     
  • Nouveau : Imprimer au besoin le document joint à l’aide du gestionnaire d’impression de votre logiciel utilisé pour visionner des documents en format PDF. Un document joint n’est imprimable qu’au moment de sa consultation.

Le BSDQ a mis sur son site Internet une procédure illustrant l’utilisation de cette nouvelle fonction. Pour
consulter la procédure, cliquer sur ce lien.

Vous pouvez aussi visualiser le vidéo de formation « Préparer une soumission » sur le site Internet qui
couvre cette nouvelle fonction, cliquer sur ce lien.

Pour toute question sur le fonctionnement de cette amélioration, vous pouvez communiquer avec le service aux usagers du BSDQ au 514-355-7600 ou au 1-866-355-0971.

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