Automatisation de la procédure pour le traitement de demandes en vertu de l'article J-7 du Code de soumission

MONTRÉAL, LE 7 SEPTEMBRE 2017 — Le 2 octobre prochain, le BSDQ procédera au déploiement dans la TES d’une fonction permettant le traitement électronique des demandes faites en vertu de l’article J-7 du Code. Le déploiement de cette fonction est une amélioration importante qui simplifiera la procédure pour les entrepreneurs spécialisés et destinataires tout en permettant au BSDQ de rendre les demandes faites en vertu de cette règle à la fois plus transparentes et plus uniformes.

Innovation dans le cadre du traitement des demandes J-7

Avec l’automatisation du traitement des demandes faites en vertu de l’article J-7, le BSDQ innove tout en améliorant la procédure d’utilisation pour les usagers.

En effet, l’entrepreneur destinataire n’aura plus à s’assurer de retourner la liste signée au BSDQ, ni de contacter l’entrepreneur spécialisé pour obtenir copie de sa soumission. De plus, la soumission rendue disponible par un soumissionnaire figurera par celles dont il aura pris possession et il est assuré que la version de la soumission rendue disponible par l’entrepreneur spécialisé sera une de celles officiellement déposées dans la TES.

De son côté, le soumissionnaire n’aura plus à vérifier auprès du BSDQ l’émission d’une liste J-7, ni de transmettre sa soumission par courriel ou par télécopieur aux entrepreneurs destinataires. De plus, la section « Distribution de la soumission » du rapport de compilation indiquera les numéros des entrepreneurs destinataires ayant accepté ou refusé le nom d’un soumissionnaire apparaissant sur une liste J-7 et à quels entrepreneurs destinataires un soumissionnaire aura accepté de rendre sa soumission disponible en vertu de cette règle.

Des traces seront également conservées à l’historique de la TES pour les actions suivantes :

• Transmission de la demande J-7 au BSDQ par l’entrepreneur destinataire
• Mise en disponibilité de la liste J-7 à l’entrepreneur destinataire par le BSDQ
• Acceptation des noms des soumissionnaires figurant sur la liste J-7 par l’entrepreneur destinataire
• Mise en disponibilité de la soumission à l’entrepreneur destinataire par le soumissionnaire.

Informations complémentaires

Au même moment qu’est publié le présent communiqué, un Bulletin est transmis àl’ensemble des usagers du BSDQ les informant des modifications apportées aux règles du Code et au protocole d’utilisation de la TES découlant de l’automatisation du traitement des demandes J-7.

Un document est également disponible en ligne sur notre site Internet décrivant en détails, à l’aide de saisies d’écran, la procédure complète pour l’entrepreneur destinataire et le soumissionnaire lors d’une demande en vertu de l’article J-7.

Procédure actuelle et en vigueur jusqu’au 1er octobre 2017

Lorsqu’une demande est faite par un entrepreneur destinataire en vertu de l’article J-7 du Code, cette dernière est effectuée par l’entremise de la fonction « Effectuer une demande selon J-7 » de l’option de menu « Prises de possession » du module Destinataire de la TES.

Lorsque l’entrepreneur destinataire clique sur le bouton « Envoyer » après avoir sélectionné les spécialités pour lesquelles il souhaite obtenir la liste des soumissionnaires, un courriel déclenché par la TES est transmis au BSDQ et ce dernier prend en charge la demande. Le BSDQ crée la liste demandée en procédant à la saisie dans la TES des données nécessaires à la production de cette dernière. Une fois produite, la liste est transmise par courriel à l’entrepreneur destinataire. Ce dernier doit imprimer la liste, faire ses choix, signer la liste et la retourner par courriel au BSDQ qui la verse au dossier de projet afin que les informations pertinentes soient inscrites au rapport de compilation. L’entrepreneur destinataire doit par la suite communiquer avec chacun des soumissionnaires de qui il souhaite obtenir la soumission.

Le soumissionnaire qui souhaite transmettre sa soumission à l’entrepreneur destinataire doit dans un premier temps s’assurer qu’une liste a bel et bien été émise par le BSDQ. Le cas échéant, le soumissionnaire doit imprimer sa soumission et transmettre cette dernière à l’entrepreneur destinataire puis aviser le BSDQ du geste qu’il pose. La transmission de la soumission à l’entrepreneur destinataire doit être faite avant la date et heure de clôture des soumissions des entrepreneurs destinataires chez le maître de l’ouvrage. Lors de la production du rapport de compilation, le BSDQ identifie dans l’entête de la spécialité
concernée les entrepreneurs destinataire s’étant prévalu d’une liste selon J-7. La seule information conservée par la TES suite à une demande J-7 est la date et heure de la transmission au BSDQ par l’entrepreneur destinataire de sa demande.

Procédure à compter du 2 octobre 2017

L’entrepreneur destinataire effectuera sa demande en vertu de l’article J-7 comme il le fait présentement et un courriel déclenché par la TES avisera le BSDQ de cette demande. La demande sera automatiquement créée dans la TES et le BSDQ n’aura qu’à procéder à son traitement sans avoir à procéder à une saisie des informations nécessaires. Une fois traitée par le BSDQ, un courriel déclenché par la TES avisera l’entrepreneur destinataire que la liste demandée est disponible. L’entrepreneur destinataire consultera la liste demandée par l’entremise de l’option de menu « Demande selon J-7 » du module destinataire de la TES. Tout comme lors d’une prise de possession de soumission, les noms des soumissionnaires sur la liste J-7 seront, par défaut, cochés comme refusés et l’entrepreneur destinataire devra identifier les soumissionnaires de qui il souhaite obtenir la soumission et confirmer son choix à l’aide de son mot de passe TES qui constitue sa signature électronique. Dès la confirmation de son choix par l’entrepreneur destinataire, un courriel sera déclenché par la TES à l’attention de tous les soumissionnaires acceptés par l’entrepreneur destinataire les avisant que leurs soumissions sont requises en vertu d’une demande J-7.

Le soumissionnaire qui souhaitera rendre sa soumission disponible à l’entrepreneur destinataire devra le faire par l’entremise de la nouvelle fonction « Demande J-7 » du module Soumissionnaire de la TES. Il confirmera son acceptation de rendre sa soumission disponible à l’aide de son mot de passe TES qui constitue sa signature électronique.

Le soumissionnaire qui aura déposé une soumission dont le prix diffère d’un entrepreneur destinataire à l’autre tel que permis par l’article D-9 du Code pourra choisir le prix qu’il souhaite rendre disponible. Dès l’acceptation par le soumissionnaire de rendre disponible sa soumission, un courriel avisera l’entrepreneur destinataire de la disponibilité de cette dernière dans la TES sans nécessiter une quelconque action de la part du soumissionnaire.

Si vous avez des questions sur la nouvelle procédure relativement au traitement des demande J-7, vous pouvez communiquer avec le centre de soutien TES au 514-355-7600 pour les usagers de la région de Montréal ou au 1-866-355-0971 pour les usagers de l’extérieur de la région de Montréal.

Louise Major
Directrice, service à la clientèle.