Communiqué aux donneurs d'ouvrages et professionnels - Report de date

Lorsqu'un projet dépose au BSDQ, la date de dépôt des soumissions des entrepreneurs spécialisés est fixée 3 jours ouvrables avant celle des entrepreneurs généraux. Il arrive parfois que des addendas soient émis tout juste avant la date de dépôt au BSDQ, ou même après. Voici donc quelques explications sur les différentes situations possibles lors de l'émission d'addendas.

Qui doit aviser le BSDQ d'un report de date ?

Il est de la responsabilité autant des entrepreneurs spécialisés que généraux engagés au BSDQ de nous aviser le plus rapidement possible lorsqu'un addenda reportant la date de dépôt est émis. Il est important de savoir que les donneurs d'ouvrage et professionnels n'ont pas cette responsabilité, mais qu'il est possible de nous aviser également en faisant parvenir un courriel à info­@bsdq.org mentionnant la nouvelle date de fermeture de l'appel d'offres. De cette façon, vous vous assurez que le BSDQ détient toujours la bonne information entre ses mains et cela évite que nous soyons avisés trop tard.

Addenda émis avant la fermeture des soumissions au BSDQ

Dans cette situation et une fois avisé, le BSDQ peut modifier autant la date de dépôts des entrepreneurs spécialisés que généraux.

Cette situation est idéale pour tous les entrepreneurs:

• Les spécialisés peuvent reprendre, modifier et redéposer leurs soumissions en bonne et due forme incluant tous les addendas;
• Les généraux reçoivent des soumissions incluant tous les addendas émis;

Addenda à venir, mais la date n'est pas encore officielle

Dans cette situation, seuls les donneurs d'ouvrage ou professionnels peuvent contacter le BSDQ par courriel ou par téléphone afin de demander la mise en suspens du projet, le temps d'émettre l'addenda. Cela évite que les entrepreneurs spécialisés déposent leurs soumissions sans l'addenda, et il sera possible de réactiver le dossier une fois la nouvelle date reçue. Tous pourront donc déposer à la bonne date et heure avec les bons documents de soumission en main.

Addenda émis après la fermeture des soumissions au BSDQ

Dans cette situation, il est impossible de rouvrir le projet au BSDQ puisque les soumissions des spécialisés ont déjà été ouvertes par les entrepreneurs généraux. La date au BSDQ demeure donc inchangée, et il est possible de repousser la date des entrepreneurs généraux seulement.

Advenant le cas où l'addenda émis apporte également des modifications aux documents de soumissions, voici les 2 options offertes à l'entrepreneur général:

1. Possibilité de contracter seulement avec le plus bas soumissionnaire conforme au moment du dépôt au BSDQ, dans la spécialité touchée par les modifications (article I-5 du Code). Cette situation survient lorsque les modifications sont non significatives ou sans effet sur le prix des soumissions.
    
2. Effectuer une demande de retour en soumission:
   1. L'entrepreneur général adjudicataire devra demander l'ouverture d'un rappel d'offres pour modifications aux documents de soumission après la fermeture au BSDQ;
   2. Il devra démontrer la preuve des modifications;
   3. Le donneur d'ouvrage doit fournir son agrément écrit au BSDQ pour qu'un tel retour en soumission soit autorisé;
   4. Si 3 entreprises spécialisées ou plus avaient déposées originalement, le dépôt sur le nouveau projet sera restreint à ces entreprises seulement;

Si 2 entreprises spécialisées ou moins avaient déposées originalement, le dépôt sur le nouveau projet sera ouvert à tous;

Le service aux usagers du BSDQ demeure accessible en tout temps et pour toutes questions par téléphone au 514 355-7600, Option 1 ou au 1 866-355-0971, ou par courriel à l’adresse [email protected].