LE COMITÉ SPÉCIAL EN MATIÈRE DE RAPPEL D’OFFRES (ARTICLE I-1.1)
JURIDICTION
Le mandat du comité spécial est d’étudier et de déterminer, à la suite d’une demande faite par un entrepreneur destinataire adjudicataire, si un rappel d’offres doit être autorisé ou non pour le motif que toutes les soumissions reçues sont non conformes, que toutes les soumissions reçues visent des travaux différents et ne peuvent être comparées entre elles, ou que toutes les soumissions reçues par l’entrepreneur destinataire adjudicataire comportent un prix déraisonnable eu égard aux conditions du marché ou aux exigences des documents de soumission.
L’article I-1.1 du Code intitulé «CAS DE RAPPEL D’OFFRES DÉCIDÉ PAR UN COMITÉ SPÉCIAL DU BSDQ» se lit comme suit :
Un rappel d’offres visant les travaux d’une spécialité assujettie peut être demandé par l’entrepreneur destinataire adjudicataire et autorisé par une décision d’un comité spécial constitué à cette fin par le BSDQ, dans les cas suivants :
- lorsque toutes les soumissions adressées à l’entrepreneur destinataire adjudicataire et dont il a pris possession sont non conformes;
- lorsque toutes les soumissions adressées à l’entrepreneur destinataire adjudicataire et dont il a pris possession visent des travaux différents et ne peuvent être comparées entre elles;
- lorsque toutes les soumissions adressées à l’entrepreneur destinataire adjudicataire et dont il a pris possession comportent un prix déraisonnable eu égard aux conditions du marché ou aux exigences des documents de soumission.
Par cette demande, l’entrepreneur destinataire adjudicataire confie le mandat à ce comité ad hoc, composé d’entrepreneurs signataires des engagements prévus aux articles C-1 ou C-2, d’autoriser ou non le rappel d’offres au nom du BSDQ, de façon finale et selon la procédure établie par le BSDQ.
L’entrepreneur destinataire adjudicataire doit payer à l’avance les frais déterminés par le BSDQ pour que sa demande soit considérée. Ces frais lui sont remboursés si le comité accueille sa demande et autorise le rappel d’offres.
Le maître de l’ouvrage est informé par le BSDQ lorsqu’un rappel d’offres demandé en vertu du paragraphe c) du présent article est autorisé.
LES FRAIS EXIGIBLES
Les frais exigibles à l’entrepreneur destinataire adjudicataire pour que l’étude d’une demande de rappel d’offres en vertu d’un des cas prévus à l’article I-1.1 du Code puisse être considérée ont été établis à la suite d’une résolution du Comité de gestion provincial du BSDQ datant du 21 mai 2008 et dont le texte est annexé à la présente. Ces frais, incluant les taxes ont été fixés à 1 000 $, sauf lorsque la demande de rappel d’offres est formulée pour le motif que toutes les soumissions reçues par l’entrepreneur destinataire adjudicataire comportent un prix déraisonnable eu égard aux conditions du marché ou aux exigences des documents de soumission : dans ce cas, les frais seront de 3 000 $.
LA DEMANDE
Lorsqu’une le BSDQ est saisi d’une demande de rappel d’offres pour un des motifs mentionnés à l’article I-1.1 du Code, c’est le service de l’Application du BSDQ qui procède en premier lieu à une vérification des critères de recevabilité de cette dernière. Elle doit être formulée par écrit, indiquer en quoi les soumissions que l’entrepreneur destinataire adjudicataire a reçues sont non conformes, non comparables ou comportent un prix déraisonnable, être accompagnée des documents pertinents (tels que les plans, les devis, les addenda complets émis pour soumission ainsi que les soumissions reçues) et d’un chèque de 1 000 $ (dans le cas des paragraphes a) et b) ou de 3 000 $ (dans le cas du paragraphe c) fait à l’ordre du BSDQ.
Une fois les informations pertinentes regroupées, un dossier pour la tenue du comité spécial est préparé en prenant bien soin de faire disparaître toute information qui permettrait d’identifier le requérant ou les soumissionnaires impliqués au dossier. Les membres du comité sont nommés, puis convoqués dans les meilleurs délais, afin de ne pas retarder indûment l’exécution du projet.
COMPOSITION DU COMITÉ ET TRAITEMENT DE LA DEMANDE
Trois entrepreneurs engagés au BSDQ, dont un entrepreneur destinataire et un entrepreneur de la spécialité concernée, composent le comité spécial. Il revient au directeur général du BSDQ ou son représentant de désigner et de convoquer les membres du comité. Tous les entrepreneurs siégeant sur le comité se doivent d’être totalement désintéressés du projet concerné et n’avoir aucun lien avec le requérant ou les soumissionnaires visés. Les membres du comité spécial ne sont pas nommés en
permanence et les entrepreneurs qui y siègent ne sont généralement pas les mêmes d’une fois à l’autre.
Une fois convoqué, ce comité — auquel participe le directeur général ou son représentant —, procède à l’examen du dossier constitué de la demande de l’entrepreneur destinataire adjudicataire et des documents fournis par ce dernier. Des consultants peuvent se joindre au comité, si les entrepreneurs qui le composent l’estiment nécessaire. Toutefois, seuls les entrepreneurs qui siègent au comité ont un droit de vote.
Le rôle du directeur général du BSDQ consiste à présenter le dossier au comité, noter l’ensemble des observations des membres et rédiger la décision qui sera transmise à l’entrepreneur qui a fait la demande de rappel d’offres. Il en informera le maître de l’ouvrage si la demande de rappel d’offres a été formulée en vertu du paragraphe c) et si elle est autorisée.
Le rappel d’offres sera refusé s’il y a unanimité à l’effet qu’au moins une des soumissions est conforme, comparable ou ne comporte pas un prix déraisonnable. Dans l’éventualité où il n’y a pas unanimité, le rappel d’offres est autorisé. La décision du comité spécial est sans appel.
Notons que le BSDQ reçoit entre 5 et 8 demandes de ce type chaque année.
Daniel Paquette, directeur
Service de l’application