UTILISATION DE LA TES
Code d’accès et mot de passe
Montréal, le lundi 3 juin 2013 — Un code d’accès d’usager‐maître et un mot de passe sont délivrés à chaque entreprise qui désire utiliser la TES. Le code d’usager‐maître confère à son détenteur le pouvoir d’attribuer des droits d’utilisation dans la TES à d’autres membres du personnel de l’entreprise. Le code d’usager TES est unique à chaque usager et le mot de passe authentifie l’identité de l’utilisateur du code d’usager. Le mot de passe constitue également la signature électronique pour plusieurs actions importantes dans la TES telles que le dépôt, la reprise, le retrait et la prise de possession d’une soumission ainsi que pour la signature des cautionnements de soumission et l’achat de dépôts électroniques.
Depuis un certain temps, les agents du Service aux usagers ont remarqué que plusieurs usagers‐maîtres partageaient leur code d’accès et mot de passe avec les autres membres du personnel de leur entreprise. Nous vous mettons en garde contre les conséquences de cette pratique et vous suggérons fortement de l’éviter. Si vous souhaitez que plusieurs membres de votre personnel utilisent la TES, il est recommandé de leur donner des droits individuels en leur attribuant un code d’accès à l’aide de l’option « Usager » du module « Profil » de la TES. Cette option de menu de la TES n’est accessible qu’avec le code d’usager‐maître. Pour savoir comment attribuer des droits dans la TES à un membre de votre personnel ou changer le détenteur du code d’usager‐maître de l’entreprise, consultez sur notre site Internet, dans la section TES, les guides de procédure de la TES ou communiquez avec le Service aux usagers, au 514‐355‐7600 pour les usagers de la région de Montréal ou au 1 866 355‐0971 pour les usagers de l’extérieur de Montréal.
Attacher l’attestation Revenu‐Québec (ARQ) à une soumission
Le 30 octobre 2012, la TES a été modifiée de manière à ce que l’information sur l’attestation de Revenu Québec (ARQ) soit plus évidente. Une section a été ajoutée à l’onglet « Soumission » de l’action « Préparer une soumission » du module « Soumissionnaire » permettant au soumissionnaire d’indiquer ses informations sur l’ARQ et d’attacher cette dernière à sa soumission, sur le même principe qu’un cautionnement de soumission. Avant l’ajout de cette section à l’onglet « Soumission », le soumissionnaire attachait l’ARQ à sa soumission dans l’onglet « Documents annexés ». Il n’est plus nécessaire de procéder ainsi depuis le 30 octobre 2012.
Pour attacher l’ARQ à une soumission, il faut cocher la case appropriée dans la section « Attestation de revenu Québec » et attacher l’ARQ dans le champ désigné à cette fin dans l’onglet « Soumission » du module « Soumissionnaire » tel que requis. L’ARQ accompagnera alors la soumission et sera accessible à l’entrepreneur destinataire dans l’onglet « Soumission » sur le même principe que le cautionnement de soumission. Il n’est pas nécessaire par la suite d’attacher l’ARQ dans l’onglet « Documents annexés ».
Étant donné que la détention de l’ARQ n’est requise pour le soumissionnaire qu’au moment de l’attribution de son contrat, une soumission ne peut être considérée non conforme parce qu’aucune ARQ ne l’accompagne. Veuillez donc prendre note que lorsqu’une ARQ sera attachée à une soumission dans l’onglet « Documents annexés », le rapport de compilation ne l’indiquera pas.
Prise de possession par les entrepreneurs spécialisés agissant à titre d’entrepreneurs destinataires
Il arrive qu’un entrepreneur spécialisé décide de soumissionner sur un projet à titre d’entrepreneur général. À ce titre, il aura jusqu’à la clôture de sa soumission chez le maître de l’ouvrage pour prendre possession des soumissions déposées à son attention au BSDQ par les entrepreneurs spécialisés. S’il veut réaliser lui‐même les travaux d’une spécialité assujettie au Code de soumission et que des soumissions dans cette spécialité lui ont été adressées au BSDQ, il devra s’assurer de ne prendre
possession d’aucune soumission déposée dans cette spécialité.
L’entrepreneur spécialisé qui décide d’agir à titre d’entrepreneur général sur un projet doit toutefois être vigilant et vérifier auprès du BSDQ si un sous‐dossier de projet a été ouvert pour des spécialités assujetties qui sont incluses par l’effet des documents de soumission dans la spécialité assujettie qu’il désire réaliser lui‐même. Si tel était le cas, ce dernier aura jusqu’à la date et heure limite du dépôt au BSDQ des soumissions pour les travaux de la spécialité assujettie qu’il désire réaliser lui‐même pour prendre des soumissions déposées à son attention dans le sous‐dossier. Après cette date et heure, la TES ne permettra pas de prendre possession de ces soumissions ou de faire une demande selon l’article J‐7 du Code pour ces spécialités.
La TES et le cautionnement de soumission :
incidence du report de la date de clôture des soumissions
Les utilisateurs du BSDQ savent que s’ils accompagnent une soumission d’une garantie de soumission, cette dernière peut être fournie sous forme de cautionnement de soumission ou d’un virement électronique d’un montant d’argent au compte du BSDQ affecté à cette fin. Cette garantie de soumission est valide pour la même période que la soumission dont la date, dans la formule de cautionnement prescrite, est associée à la date de clôture des soumissions au BSDQ. Les entrepreneurs spécialisés savent également que lorsqu’une date de clôture des soumissions au BSDQ est reportée, celle apparaissant sur le cautionnement de soumission est reportée implicitement pour un délai maximum de trente (30) jours quand le report survient avant le dépôt de leur soumission, mais après la signature du cautionnement par la caution.
Il faut cependant demeurer conscients du fait que le cautionnement risque de devenir périmé si le report de la date de clôture des soumissions au BSDQ intervient après le dépôt de la soumission au BSDQ ou si le report est de plus de trente jours (c.‐à‐d. s’il s’écoule plus de trente jours entre le moment où il est émis par la caution et la date reportée des soumissions au BSDQ). C’est au moment de la signature du cautionnement par la caution (lorsqu’elle le soumet dans la TES) que la date de clôture des
soumissions au BSDQ est cristallisée sur la formule du cautionnement de soumission transitant par la TES. Il est donc possible que le soumissionnaire ait à attacher un nouveau cautionnement ou accompagner sa soumission d’un avenant modifiant la date de présentation de la soumission sur le cautionnement, s’il est placé dans une telle situation.