Fiche 1 - Compilation des soumissions
Étape 1
Premier contact avec le BSDQ
Étape 2
Comment utiliser le BSDQ
Étape 3
Après la clôture chez le maître de l’ouvrage
Étape 4
Enquête
Version audio
Le rapport de compilation est un document produit par le BSDQ permettant au soumissionnaire de connaître son rang potentiel sur un projet et d’obtenir certains détails sur les soumissions de ses compétiteurs.
Une heure après la fermeture de l’appel d’offres chez le Personne pour laquelle les travaux sont exécutés, souvent le propriétaire, aussi appelé donneur d'ouvrage. Exemple : la Société québécoise des infrastructures. (voir article A-12)maître de l'ouvrage, le BSDQ accède aux informations des soumissions déposées et peut ainsi produire le rapport.
Seuls les soumissionnaires ayant déposé sur le projet auront accès au rapport de compilation dans leur spécialité.
Informations apparaissant sur le rapport :
- Le nom des soumissionnaires
- Le montant des soumissions
- Les destinataires à qui les soumissions ont été adressées
- Les destinataires qui en ont pris possession, ou non
- Quels destinataires ont fait une demande J-7 et quels soumissionnaires ont acheminé leur soumission selon J-7
- Les détails sur les garanties des soumissions, le cas échéant
- Numéros des plans, devis et Écrit provenant du maître de l’ouvrage ou de ses professionnels et qui annonce et décrit des modifications aux documents de soumission initiaux.addenda indiqués aux soumissions
- Mention que des documents ont été annexés à des soumissions
- Indication s’il y a des montants différents pour un ou des destinataires
- Indication s'il y a des prix séparés ou ventilés fournis en annexe aux soumissions*
*Si prix séparés ou ventilés sont fournis avec des soumissions, il est possible de faire une demande au BSDQ afin d’en obtenir la liste pour les soumissions qui sont comparables entre elles.
À savoir :
- Un avis par courriel est envoyé aux entreprises concernées lorsque le rapport de compilation est disponible, mais celui-ci est consultable via la TES.
- Lorsque l'énumération des plans, devis et Écrit provenant du maître de l’ouvrage ou de ses professionnels et qui annonce et décrit des modifications aux documents de soumission initiaux.addenda sont joints en document PDF, il sera seulement possible de les consulter à partir du Tableau directement dans la TES sous la fonction « Rapport de compilation » où il est possible, entre autres, de visualiser les fichiers joints des champs plans, devis et addenda.tableau sommaire du rapport de compilation.
- Lorsqu’un soumissionnaire retire sa soumission, il renonce à son droit d’obtenir le rapport de compilation sur un projet. Néanmoins, ses compétiteurs verront le détail de sa soumission ainsi que la mention à l’effet que celle-ci a été retirée.
Rapport de compilation - Soumissionnaire
Les entrepreneurs destinataires ont eux aussi accès à un rapport de compilation :
- Indiquant tous les soumissionnaires ayant déposé, en ordre alphabétique, dans les spécialités qu'ils ont acceptées;
- Permettant de voir les soumissionnaires qui ne leur auraient pas acheminé leur soumission;
- Afin d'enrichir leur banque d'invités pour de futurs projets.
Rapport de compilation - Destinataire
Informations complémentaires
Articles du Code de soumission en lien avec la fiche
Chapitre H - Articles H-1 et H-2
H-1 Accès aux soumissions par le BSDQ
Une (1) heure après l’heure de clôture du dépôt des soumissions des entrepreneurs destinataires auprès du maître de l’ouvrage, le BSDQ a accès aux soumissions déposées et à toutes les informations qu’elles contiennent, selon la procédure établie par le BSDQ pour l’utilisation de la TES. Il en dresse alors la compilation et rend les soumissions disponibles aux personnes mentionnées qui peuvent en obtenir une copie, comme le maître de l’ouvrage, l’architecte et l’ingénieur.
H-2 Compilation des soumissions
Le BSDQ dresse une liste des soumissions déposées pour chaque spécialité Soumise aux règles du Code.assujettie. Cette liste fournit les informations concernant le nom des soumissionnaires, le prix de leur soumission si ce prix est forfaitaire, la garantie de soumission qui y est jointe, le cas échéant, le nom des entrepreneurs destinataires à qui elle est adressée et le nom de ceux qui en ont pris possession, et tout autre élément jugé pertinent par le BSDQ pouvant être contenu à la soumission ou dans ses annexes. Cette compilation peut être consultée par tous les soumissionnaires mentionnés, quant à la spécialité concernée, selon la procédure établie par le BSDQ pour l’utilisation de la TES.
Cependant, la compilation ne peut être consultée par les soumissionnaires qui ont retiré leur soumission conformément aux dispositions du chapitre F du présent Code.
Lorsque le prix indiqué n’est pas forfaitaire, la compilation ne fournit pas le prix des soumissions; le nom des soumissionnaires est alors mentionné par ordre alphabétique.
Les entrepreneurs destinataires qui ont pris possession d’une ou de plusieurs soumissions peuvent consulter, quant aux spécialités concernées, une compilation ne comportant que le nom des soumissionnaires, par ordre alphabétique.
Explications d'articles ci-haut
Article H-1
Avant le dépôt des soumissions des entrepreneurs destinataires chez le maître de l’ouvrage, le BSDQ n’a pas accès aux soumissions déposées dans la TES.
Ainsi, ce n’est qu’une (1) heure après l’heure de dépôt des soumissions des entrepreneurs destinataires que les soumissionnaires peuvent prendre connaissance des entrepreneurs destinataires qui ont accepté ou refusé leur soumission. Cette information est disponible en consultant l’onglet « Destinataire » de la formule de soumission.
Parallèlement, les « destinataires de copies », tels que le maître de l’ouvrage, l’architecte, l’ingénieur ou le gestionnaire, ont aussi accès à leurs copies de soumission dans la TES, le cas échéant.
Article H-2
La compilation est un rapport produit par le BSDQ pour les soumissionnaires et les entrepreneurs destinataires ayant déposé ou pris possession de soumissions pour un projet.
Le BSDQ a accès aux soumissions une (1) heure après le dépôt des soumissions des entrepreneurs destinataires chez le maître de l’ouvrage et peut ainsi produire le rapport. Cette action nécessite un délai de traitement de quelques jours ouvrables.
Le rapport destiné aux soumissionnaires contient notamment les informations suivantes :
- Le nom des soumissionnaires
- La spécialité des travaux visés par la soumission
- Le prix des soumissions
- La garantie de soumission, le cas échéant
- L’identité des entrepreneurs destinataires à qui la soumission a été adressée, incluant les prix différents
- Le statut « retiré » d’une soumission
- L’identité des entrepreneurs destinataires ayant accepté, refusé ou n’ayant pas consulté les soumissions
- Les actions relatives aux demandes selon l’article J-7
- Le contenu de la soumission (plans, devis, Écrit provenant du maître de l’ouvrage ou de ses professionnels et qui annonce et décrit des modifications aux documents de soumission initiaux.addenda, annexe et document(s) annexé(s))
- La liste de l’ensemble des entrepreneurs destinataires qui se sont présentés dans la TES ainsi que ceux qui ne se sont pas présentés
- Des informations additionnelles fournies par les soumissionnaires
- La liste des documents qui se retrouvent en annexe
Ce document permet donc aux soumissionnaires de se situer par rapport aux autres soumissionnaires et d’évaluer la conformité des soumissions déposées. Les soumissionnaires reçoivent un rapport pour chaque spécialité pour laquelle ils ont déposé une soumission.
Le soumissionnaire qui a retiré sa soumission en vertu de l’article F-2, renonce à son droit d’obtenir le rapport de compilation.
Quant au rapport de compilation destiné aux entrepreneurs destinataires, celui-ci ne contient que le nom de tous les soumissionnaires ayant déposé une soumission, en ordre alphabétique. De plus, ce rapport est transmis à l’entrepreneur destinataire pour chaque spécialité pour laquelle il a pris possession d’au moins une soumission.
Bien que le rapport de compilation indique si des prix séparés ou ventilés se retrouvent en annexe d’une formule de soumission, ces renseignements n’apparaissent pas sur le rapport. Il est néanmoins possible pour un soumissionnaire de faire une demande écrite auprès du BSDQ afin d’obtenir le contenu des documents déposés en annexe. Toutefois, ce dernier doit avoir fourni ces informations dans sa propre soumission pour y avoir droit.
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