Démystifier le
BSDQ

Fiche 4 - Dépôt de la soumission

Pour déposer sa soumission, le soumissionnaire doit :

  • Compléter tous les champs obligatoires de la formule de soumission;
  • Adresser sa soumission à au moins 1 entrepreneur destinataire;
  • S'assurer de joindre une garantie à sa soumission, si obligatoire;
  • Avoir au minimum 1 dépôt électronique en banque;
  • Faire le dépôt AVANT la date et l’heure de clôture au BSDQ.

Dépôts électroniques :

  • Les dépôts doivent être achetés via la TES par carte de crédit (Visa ou Mastercard) au coût de 5$ plus taxes chacun.
  • Un seul dépôt électronique est nécessaire par soumission, peu importe à combien d’entrepreneurs destinataires celle-ci est adressée.
Vidéo de formation :
Achat de dépôts électroniques

Une fois la soumission déposée, son statut passe de « Saisie » à « Déposée ».

Il est possible de reprendre une soumission pour y apporter des modifications et de la redéposer sans frais tant que la date et l’heure de clôture au BSDQ n’est pas atteinte. 
 

Au moment de déposer, le soumissionnaire doit déterminer s’il souhaite que sa soumission soit rendue disponible ou non aux entrepreneurs destinataires dans le cas où il serait le seul à déposer dans sa spécialité. 

Cette action se résume à cocher ou non l'option « Ne pas acheminer la soumission dans le cas où je suis soumissionnaire unique dans ma spécialité » située au-dessus du champ de la signature électronique :

Pour plus d'informations concernant la notion de soumission unique, voir l'explication de l'article G-2 du Code ci-bas.
 

La soumission déposée demeure valide pour une certaine période qui se calcule en fonction des indications inscrites aux documents de l'appel d'offres. À défaut de toute période mentionnée aux documents, la soumission demeure valide pour une période de 45 jours. La garantie de soumission peut demeurer, elle-aussi, valide pour la même période.

Informations complémentaires

Articles du Code de soumission en lien avec la fiche

Chapitre D - Article D-8

D-8 Un seul dépôt de soumission

Un soumissionnaire ne peut déposer qu'une seule soumission pour les travaux visés par celle-ci sous réserve des articles D-9, E-6 et E-8 et du chapitre I du présent Code.

 

Chapitre G - Article G-2

G-2 Instructions du soumissionnaire en cas de soumission unique

Un soumissionnaire qui en fait le choix doit aviser le BSDQ, en l’indiquant sur sa formule de soumission, de ne pas rendre sa soumission disponible aux entrepreneurs destinataires si elle est unique. Dans ce cas, lorsque le L’action posée par le BSDQ, après le dépôt des soumissions, servant à identifier les soumissions uniques.décompte des soumissions déposées pour un projet donné révèle que, pour la spécialité Soumise aux règles du Code.assujettie identifiée, le soumissionnaire est le seul à avoir déposé une soumission, le BSDQ ne rend pas cette soumission disponible et en avise le soumissionnaire, selon la procédure établie pour l’utilisation de la TES.

Sauf si un soumissionnaire a avisé le BSDQ conformément à l’alinéa précédent, une soumission unique est rendue disponible selon la procédure habituelle.

Le BSDQ est dégagé de toute responsabilité quant à la détermination du statut unique ou non d’une soumission lorsque les informations fournies par le soumissionnaire et contenues à sa soumission, et auxquelles le BSDQ a accès immédiatement après l’heure de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ, sont insuffisantes, incomplètes ou erronées.

Dès la mise en disponibilité des soumissions, les entrepreneurs destinataires sont informés, selon la procédure établie par le BSDQ pour l’utilisation de la TES, du statut unique ou non d’une soumission qui leur est rendue disponible.

Malgré les deux premiers alinéas du présent article, la soumission qui devient unique à la suite de l’exercice du droit de retrait est rendue disponible par le BSDQ, selon la procédure habituelle. Le soumissionnaire n’en est alors informé que par la consultation de la compilation dressée ultérieurement, selon l’article H-2 du présent Code.

 

Chapitre E - Articles E-4, E-6 et E-7

E-4 Confirmation du dépôt électronique

Le dépôt de la soumission, de même que la date et l’heure de ce dépôt, sont confirmés de façon électronique au soumissionnaire selon la procédure établie par le BSDQ pour l’utilisation de la TES.

E-6 Reprise de la soumission

Un soumissionnaire peut en tout temps, avant l'heure de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ, reprendre sa soumission selon la procédure établie par le BSDQ pour l’utilisation de la TES.

Cette reprise lui est confirmée de façon électronique et annule totalement, pour les fins du présent Code, le dépôt de sa soumission.

E-7 Rejet d’une soumission présentée après l’heure fixée

Aucune soumission ne peut être déposée, quant au projet concerné, après l’heure de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ. Si l’heure de clôture survient alors que la soumission n’est pas complétée par le soumissionnaire, elle sera automatiquement rejetée par la TES lors de son dépôt. Le rejet d’une soumission, de même que la date et l’heure de ce rejet, sont confirmés au soumissionnaire de façon électronique, selon la procédure établie par le BSDQ pour l’utilisation de la TES.

Explications d'articles ci-haut

Article G-2

L’article G-2 offre au soumissionnaire qui le souhaite la possibilité de faire en sorte que sa soumission ne soit remise à aucun entrepreneur destinataire si elle se révèle unique.

Dans quel cas une soumission est unique?

Une soumission est « unique » lorsqu’elle est la seule déposée dans une spécialité pour un projet.

Dans quel cas une soumission n’est pas unique?

Une soumission n’est pas unique lorsqu’un entrepreneur destinataire ne reçoit qu’une seule soumission dans une spécialité Soumise aux règles du Code.assujettie, et qu’il en prend possession, mais qu’une autre soumission est déposée pour d’autres entrepreneurs destinataires.

La seule soumission déposée dans une spécialité n’est pas considérée unique par le BSDQ lorsqu’une autre soumission qui regroupe plus d’une spécialité, dont cette spécialité, est aussi déposée.

Une soumission qui devient unique à la suite du retrait de toutes les autres soumissions n’est pas considérée unique.

Le soumissionnaire qui fait le choix prévu à l’article G-2, renonce à son droit d’obtenir le contrat, mais évite que son prix soit connu si un nouvel appel d’offres est demandé par l’entrepreneur Entreprise ayant obtenu le contrat.adjudicataire.

C’est au moment du dépôt de sa soumission que le soumissionnaire peut aviser le BSDQ, en cochant la case prévue à cet effet dans la TES, de ne pas la rendre disponible si elle est unique. Lors du L’action posée par le BSDQ, après le dépôt des soumissions, servant à identifier les soumissions uniques.décompte des soumissions, le BSDQ est en mesure de déterminer si la soumission est unique ou non et d’agir suivant les instructions données par le soumissionnaire. Dans un tel cas, le soumissionnaire est avisé que sa soumission s’est révélée unique et que ses instructions ont été suivies.

Pour leur part, les entrepreneurs destinataires ne sont pas informés qu’une seule soumission est déposée dans la spécialité concernée et que le soumissionnaire souhaite qu’elle ne leur soit pas remise. Ils ignorent qu’un dépôt est fait et se retrouvent dans la même situation que lorsqu’aucune soumission n’est déposée dans une spécialité. Rappelons que seule une demande selon l’article J-7 permet à un entrepreneur destinataire de s’assurer qu’aucune autre soumission n’est adressée à un autre entrepreneur destinataire dans une spécialité. Dans un tel cas, il peut accorder le contrat à tout soumissionnaire qu’il choisit puisque les règles du Code ne s’appliquent plus à cette spécialité.

Lorsque le choix prévu à l’article G-2 n’est pas fait par le soumissionnaire, les entrepreneurs destinataires qui accèdent à la TES peuvent constater que la soumission est unique, avant même d’en prendre possession. Le statut « unique » lui est attribué. Cette mention s’inscrit également sur la formule de soumission, lors de l’impression.

L’entrepreneur Entreprise ayant obtenu le contrat.adjudicataire qui a pris possession d’une soumission unique et qui ne demande pas de rappel d’offres est tenu d’accorder le contrat au soumissionnaire unique.

(Autres références : Voir les articles I-1 Cas de rappel d’offres et I-3 Rappel d’offres ouvert à tout soumissionnaire)

Poursuivez votre lecture
Fiche No 3 - Les garanties de soumission
Fiche No 5 - Mise en disponibilité et prise de possession