Démystifier le
BSDQ

Fiche 1 - Inscription du projet

Lorsqu’un entrepreneur réalise que le projet sur lequel il soumissionne rencontre les conditions d’application du Code, expliquées à la fiche précédente, il est de sa responsabilité de s’assurer que le projet soit inscrit au BSDQ. 

La vérification de l'inscription du projet doit se faire via l’option « Recherche de projet » dans la TES ou via l’outil Babillard de projet

Le fait de ne pas trouver un projet recherché dans la TES ne signifie pas que les conditions d’application ne sont pas rencontrées. Cela peut signifier qu’aucune demande d’ouverture n’a encore été reçue ou qu'une demande reçue est en traitement.

Ainsi, dans le cas où le projet recherché n’est pas déjà inscrit, il faut alors faire parvenir au BSDQ une demande d’ouverture de projet via la TES ou par courriel à info@bsdq.org afin de pouvoir déposer ou prendre possession des soumissions. 

  • Toute personne intéressée peut faire la demande d’ouverture en faisant parvenir les informations nécessaires à l’inscription du projet ;
  • Les demandes d’ouverture peuvent être reçues au plus tard quatre (4) heures avant la date et l’heure probable de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ.

Informations nécessaires à l'ouverture du projet au BSDQ :

  • La description du projet
  • Le nom et les coordonnées du Personne pour laquelle les travaux sont exécutés, souvent le propriétaire, aussi appelé donneur d'ouvrage. Exemple : la Société québécoise des infrastructures. (voir article A-12)maître de l'ouvrage
  • La date et l'heure de fermeture de l'appel d'offres chez le Personne pour laquelle les travaux sont exécutés, souvent le propriétaire, aussi appelé donneur d'ouvrage. Exemple : la Société québécoise des infrastructures. (voir article A-12)maître de l'ouvrage
  • Les informations relatives aux Architectes et ingénieurs qui conçoivent ou surveillent un projet pour un maître de l’ouvrage.professionnels impliqués
Vidéo de formation :
Demande d'ouverture de projet

Fixation des dates et heures de clôture au BSDQ :

À moins qu'elle ne soit fixée par le donneur d'ouvrage ou les Architectes et ingénieurs qui conçoivent ou surveillent un projet pour un maître de l’ouvrage.professionnels du projet, la date de dépôt des soumissions au BSDQ est toujours fixée 3 jours ouvrables avant la date de fermeture de l'appel d'offres chez le Personne pour laquelle les travaux sont exécutés, souvent le propriétaire, aussi appelé donneur d'ouvrage. Exemple : la Société québécoise des infrastructures. (voir article A-12)maître de l'ouvrage.

Si un projet est reporté par le donneur d’ouvrage, il est possible pour le BSDQ de reporter sa date de clôture seulement si ce retardement survient avant la date et l’heure de clôture du projet au BSDQ et que celui-ci en est avisé.

À savoir :
Le BSDQ ne possède pas les documents de soumission. Il est donc de la responsabilité des entrepreneurs soumissionnaires et destinataires de s’assurer qu’ils détiennent les bonnes informations du Personne pour laquelle les travaux sont exécutés, souvent le propriétaire, aussi appelé donneur d'ouvrage. Exemple : la Société québécoise des infrastructures. (voir article A-12)maître de l'ouvrage (date et heure de fermeture, Écrit provenant du maître de l’ouvrage ou de ses professionnels et qui annonce et décrit des modifications aux documents de soumission initiaux.addenda, report de date, etc.) et surtout, de transmettre ces informations au BSDQ afin d’éviter de se trouver dans une situation où le Code ne serait pas respecté.
Vidéo de formation :
Recherche de projets

Informations complémentaires

Articles du Code de soumission en lien avec la fiche

Chapitre K - Article K-1

K-1 Responsabilité de l’entrepreneur

Il est de la responsabilité des soumissionnaires et des entrepreneurs destinataires de respecter les règles de soumission du présent Code en faisant ouvrir un dossier si nécessaire, en s'assurant d’obtenir et de détenir les bonnes informations, tant du maître de l’ouvrage, des entrepreneurs destinataires que du BSDQ, en s'assurant de connaître tout Écrit provenant du maître de l’ouvrage ou de ses professionnels et qui annonce et décrit des modifications aux documents de soumission initiaux.addenda qui pourrait être émis avant l'heure de clôture du dépôt des soumissions, en transmettant les informations au BSDQ, particulièrement celles les avisant d’un retardement de l’heure de clôture du dépôt des soumissions des entrepreneurs destinataires auprès du maître de l’ouvrage, le tout afin d'éviter de se trouver dans une situation où le présent Code n'a pas été respecté.

l'arbre

Chapitre E - Articles E-1.1, E-3, E-5 et E-8

E-1.1 Inscription d’un projet

La demande d’ouverture d’un dossier, quant à un projet, peut être présentée au BSDQ par toute personne intéressée. À la suite de l’obtention des informations nécessaires, le BSDQ ouvre le dossier et inscrit le projet visé dans la TES.

Aucune soumission ni aucun Engagement d'une compagnie d’assurance servant de garantie.cautionnement de soumission ne peuvent être déposés à moins que le projet visé n’ait été préalablement inscrit par le BSDQ, dans le délai et selon la procédure établie par le BSDQ pour l’utilisation de la TES. 

E-3 Date et heure de clôture

Le maître de l’ouvrage peut déterminer la date et l’heure de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ; dans une telle situation, le BSDQ se conforme à ses instructions. Dans tous les autres cas, la date et l’heure de clôture du dépôt des soumissions sont déterminées par le BSDQ, dans le délai qu’il fixe et selon la procédure établie pour l’utilisation de la TES.

L’heure de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ est fixée entre 10 h et 16 h de tout jour ouvrable.

Le BSDQ inscrit cette information dans la TES selon la procédure établie pour son utilisation. Le soumissionnaire assume la responsabilité d’obtenir auprès du BSDQ les informations requises.

E-5 Liste sélective

Le maître de l’ouvrage peut autoriser le BSDQ, par écrit :

  1. à n’accepter que les soumissions des entrepreneurs invités à soumissionner;
     
  2. à ne rendre les soumissions disponibles qu’aux entrepreneurs destinataires préalablement choisis.

Le BSDQ est alors tenu de se conformer aux instructions reçues. Dans ce cas, seuls les soumissionnaires invités et les entrepreneurs destinataires choisis sont autorisés, quant à un projet donné, à déposer une soumission ou à en prendre possession, selon la procédure établie par le BSDQ pour l’utilisation de la TES.

E-8 Retardement de la date et de l’heure de clôture

Le BSDQ peut convenir avec le maître de l’ouvrage d'un retardement de la date et de l'heure de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ. Si nécessaire, il fixe lui-même ces modalités à partir de la nouvelle date et de la nouvelle heure fixées par le maître de l’ouvrage pour le dépôt des soumissions des entrepreneurs destinataires. Le BSDQ doit être avisé d’un retardement dans un délai suffisant pour lui permettre de modifier les informations relatives au projet visé, selon la procédure établie pour l’utilisation de la TES.

En cas de retardement, le soumissionnaire qui a déposé une soumission peut la reprendre, conformément à l’article E-6 du présent Code.

Le soumissionnaire qui a repris sa soumission ainsi que tout autre soumissionnaire peuvent déposer une soumission dans le délai déterminé par la nouvelle date et la nouvelle heure de clôture du dépôt des soumissions.

Une soumission ne peut être reprise par un soumissionnaire et l’heure de clôture du dépôt dessoumissions au BSDQ ne peut être reportée si le retardement de l’heure de clôture du dépôt des soumissions des entrepreneurs destinataires survient, ou si le BSDQ en est avisé, après la mise en disponibilité des soumissions déposées au BSDQ.

Explications d'articles ci-haut

Article K-1

Les entrepreneurs soumissionnaires et destinataires sont responsables de faire inscrire un projet au BSDQ, lorsque requis, afin d’éviter de se trouver dans une situation où les règles du Code ne sont pas respectées. Le fait de communiquer avec le BSDQ et d’avoir la confirmation qu’il n’y a pas de dossier ouvert pour un projet ne permet pas d’exclure l’application des règles du Code. Si les conditions d’application du Code sont réunies, les entrepreneurs soumissionnaires et destinataires ont le devoir de faire la demande d’ouverture de dossier.

Cet article crée également une responsabilité pour le soumissionnaire de s’assurer de connaître tout Écrit provenant du maître de l’ouvrage ou de ses professionnels et qui annonce et décrit des modifications aux documents de soumission initiaux.addenda qui pourrait être émis avant l’heure de clôture du dépôt des soumissions. Ainsi, il ne doit pas uniquement se fier à la documentation qui lui aurait été transmise. Une vérification peut notamment être faite auprès de la source émettrice des documents d’appel d’offres (Maître de l’ouvrage / Professionnels du projet / Plateforme électronique d’appel d’offres).

De plus, le BSDQ doit être informé de tout report de date de clôture chez le maître de l’ouvrage, peu importe que celui-ci survienne avant ou après la date de dépôt au BSDQ. En effet, si le BSDQ n’est pas avisé en temps opportun que le projet est retardé par le maître de l’ouvrage, certains délais prévus au Code, par exemple l’heure limite pour le dépôt des soumissions au BSDQ, pour le retrait d’une soumission, pour la prise de possession et les demandes J-7, ainsi que pour la mise en disponibilité des rapports de compilation, ne peuvent être reportés à leur tour.

(Autres références : Voir le chapitre B Conditions d’application et l’article E-1.1 Inscription d’un projet)

 

Article E-1.1

Pour permettre le dépôt des soumissions, il faut absolument que le projet soit inscrit dans la TES. Puisque le BSDQ ne possède pas les documents de soumission, il n’a pas les informations requises pour inscrire le projet.

Il est possible en tout temps pour un usager de la TES de vérifier si un projet est déjà inscrit par le BSDQ avant de faire une demande. S’il n’est pas inscrit, la demande d’ouverture de dossier peut être faite par courriel ou en remplissant le formulaire prévu à cet effet directement dans la TES, par toute personne intéressée en faisant parvenir au BSDQ les informations suivantes :

  • La description du projet
  • Le nom et les coordonnées du maître de l’ouvrage
  • La date et l’heure de clôture de l’appel d’offres chez le maître de l’ouvrage
  • Les informations relatives aux Architectes et ingénieurs qui conçoivent ou surveillent un projet pour un maître de l’ouvrage.professionnels impliqués (architectes et ingénieurs)

Une demande d’ouverture doit être reçue au plus tard 4 heures avant la date et l’heure probables de dépôt des soumissions au BSDQ, en tenant compte des heures d’ouverture du BSDQ (8 h à 17 h). La date et l’heure probables de dépôt des soumissions au BSDQ pour un projet se calculent comme suit :

  • À 11 h, trois jours ouvrables précédant la clôture de l’appel d’offres chez le maître de l’ouvrage, pour un projet dont l’heure de clôture de l’appel d’offres chez le maître de l’ouvrage est avant 13 h ;
  • À 15 h, trois jours ouvrables précédant la clôture de l’appel d’offres chez le maître de l’ouvrage, pour un projet dont l’heure de clôture de l’appel d’offres chez le maître de l’ouvrage est 13 h ou après.

Malgré le respect du délai de 4 heures, le BSDQ se réserve le droit de refuser d’inscrire un projet dans la TES s’il n’est pas en mesure d’obtenir les informations nécessaires pour permettre le dépôt des soumissions. La réception tardive des informations nécessaires à l’inscription du projet pourrait faire en sorte que ce dernier soit affiché dans la TES moins de 4 heures avant son heure de dépôt au BSDQ. Il y a donc un intérêt réel à ne pas attendre à la dernière minute pour effectuer une demande d’ouverture de dossier.

(Autres références : Voir les articles K-1 Responsabilité de l’entrepreneur et E-3 Date et heure de clôture)

Ce qu'en dit la jurisprudence

Article K-1

1. Filtrum inc. c. Raymond Bouchard Excavation inc.2013 QCCS 5944 confirmé par la Cour d’appel, 2015 QCCA 1844

L’omission d’obtenir un code d’accès permettant à l’entrepreneur destinataire, Raymond Bouchard Excavation inc., de prendre possession des soumissions qui lui sont adressées au BSDQ dans la TES, est contraire à l’article K-1. Cet article oblige l’entrepreneur à s’informer adéquatement et à obtenir l’information pertinente pour s’assurer de respecter le Code. L’entrepreneur ne peut donc pas corriger son erreur en récupérant une soumission hors BSDQ sans contrevenir aux règles du Code.

2. Association de la construction du Québec c. Sipalco inc.2016 QCCQ 7533.

L’article K-1 prévoit que l’entrepreneur destinataire doit respecter les règles du Code de soumission du BSDQ en s’assurant d’obtenir les bonnes informations du maître de l’ouvrage pour éviter de se trouver dans une position où les règles ne seraient pas respectées. Or, plutôt que de contacter l’architecte ou les ingénieurs responsables du projet pour obtenir des détails sur les ambiguïtés du devis, Sipalco contacte plutôt le BSDQ. Le tribunal estime qu’elle n’a pas pris tous les moyens à sa disposition et qu’elle contrevient aux règles du Code. Comme les conditions d’application étaient réunies, et que des soumissions lui étaient adressées, elle ne pouvait octroyer le contrat hors BSDQ.

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Étape No 1 - Fiche No 3 - Quand utiliser le BSDQ
Fiche No 2 - Préparation de la soumission